Eurocash Intranet

Grupa Eurocash to największy polski hurtowy dystrybutor produktów FMCG (żywności i artykułów codziennego użytku), który od ponad 30 lat wspiera rozwój niezależnych przedsiębiorców detalicznych w Polsce. Firma zatrudnia ponad 20 000 pracowników i współpracuje z ponad 90 000 klientami, z czego około 70 000 to lokalni przedsiębiorcy prowadzący sklepy detaliczne.

Dla Eurocash pracujemy od ponad 15 lat, w niniejszym case study opowiemy o wdrożeniu Intranetu, które realizowaliśmy w latach 2009-2016.

W procesie budowania założeń Intranetu kluczowe etapy przygotowawcze jakie przeszliśmy to:

Krok 1. Analiza oczekiwań interesariuszy – w organizacjach międzynarodowych zawsze kluczowe jest określenie celów jakie chcą osiągnąć osoby decyzyjne. Ten etap jest ważny, aby projekt odniósł sukces.
Krok 2. Zrozumienie wytycznych – zmiana założeń biznesowych firmy oraz oczekiwań Product Ownera
Krok 3. Organizacja procesu – ważnym elementem współpracy było takie opracowanie procesu pracy, aby zoptymalizować czas poświęcony na wdrożenie
Krok 4. Analiza person – opracowanie person, ich potrzeb oraz ścieżek, by odzwierciedlić je w UX intranetu
Krok 5. Propozycje funkcjonalności – wskazanie rozwiązań jakie wykorzystywane są w intranetach na świecie

Proces przygotowania dokumentacji obejmował cykl warsztatów z działem HR oraz multidziałowym zespołem po Stronie Klienta. Jego efektem było przygotowanie userflow wraz z opisem procesowym poszczególnych funkcji. Część z nich została później wdrożona jako priorytetowe, a reszta została uznana za rozwojowe i większości zrealizowana w trakcie działania intranetu.

Kluczowe funkcje opisane w userflow:

• Carpooling: moduł typu firmowy bla-bla car, umożliwiający pracownikom Eurocash z całej Polski wspólne podróżowanie samochodami służbowymi. Już w pierwszym roku od wdrożenia przyniósł ponad 400.000 PLN oszczędności oraz bardzo pozytywnie wpłynął na budowę relacji między Pracownikami wewnątrz organizacji
• Karty fitness dostępne on-line: moduł umożliwiający uzyskanie Pracowniczej karty fitness poprzez wypełnienie formularza online, dzięki tej funkcji szybkość wydawania wzrosła ponad 3 krotnie.
• Kalendarz ważnych dat na wall: moduł prezentujący kluczowe dla Pracowników daty (modyfikowany przez administratorów z redakcją dla uprawnionych użytkowników, nową listę wydarzeń sortowalną wg daty i kategorii, kalendarzem z zaznaczonymi wydarzeniami na stronie głównej)
• Wyszukiwarka kontekstowa w intranecie: wyszukiwarka z uwzględnieniem odmiany gramatycznej, autopodpowiedzi (użytkownik wpisuje hasło i pojawia mu się rozwijana lista kilku najbardziej zbliżonych wyników), na liście pokazujemy fragment artykułu z pogrubionym wyszukiwanym tekstem, wyszukiwarka indeksuje również zawartość załączników w artykułach (doc, pdf, xls, ppt).
• Struktura organizacyjna Grupy: Prezentacja graficzno – tekstowa trzech poziomów struktury, do każdej komórki możliwość podpięcia dowolnej liczby osób, prezentacja osoby: dane podstawowe, zdjęcie, zakres obowiązków.
  Getting started – przewodnik (kurs e-learning) dla nowych pracowników: osadzenie modułu w strukturze intranetu, wdrożenie strony z prezentacją mechanizmu e-learning i linkiem / linkami przekierowującymi do zewnętrznej aplikacji.
• Zamawianie sprzętu / first day: Formularz zgłaszania potrzeb dot. przyjęcia nowego pracownika: zestandaryzowane potrzeby w formie checklisty w zakresie sprzętu komputerowego, kont mailowych, wyposażenia miejsca pracy itp.. Powiadomienie o zgłoszonych potrzebach wysyłane do osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary (mechanizm wysyłania różnego zakresu potrzeb do różnych osób).
• Zapisy na szkolenia otwarte: moduł listy szkoleń umożliwiający zapisy Pracowników (każde szkolenie miało swój program, datę, notkę o osobie prowadzącej, miejsce z mapą dojazdu). Szkolenia wyszukiwane po dacie i kategorii tematycznej. Cykliczne powiadomienia o zapisie przesyłane do administratora działu szkoleń.
• Delegacje on-line: moduł umożliwiający za pomocą formularza rozliczenie delegacji, w tym możliwość wydruku formularza, przesłania mailem do przełożonego. Każdy użytkownik Intranetu posiadał własną listę z agregacją kosztów.
• Urodzinowe kartki pracowników: moduł umożliwiający w ramach intranetu wysłanie kartki w formie graficznej dla innego Pracownika. Opracowaliśmy wiele szablonów graficznych, a system umożliwiał szybkie skonfigurowanie i wysłanie kartki.
• Sondy – wśród pracowników: Sondy oparte na rozwiązaniach zamkniętych kafeterii. Sondy były redagowalne przez redaktora (funkcje dodawanie nowej, edycja, usuwanie sond, w ramach sondy: tytuł, treść z opisem i dowolny zestaw pytań zamkniętych). Redaktor publikował sondę określając datę startu i końca publikacji. Użytkownik po zapisaniu odpowiedzi widział wykres z dotychczasowymi wynikami.
• Sklep online z gadżetami: prosty esklep umożliwiający zakup gadzetów firmy z integracją z systemami płatności oraz dostaw. Unikalny był dodatkowy mechanizm „giveaway” umożliwiający bezpłatne zamówienie (np. rozdanie wśród Pracowników 100 szt. danego gadżetu).
• Rejestracja gości: Odpowiednik książki online wejść i wyjść, w której recepcja rejestruje osoby wchodzące / wychodzące do siedziby. Formularz wpisania nowej osoby, lista gości, mechanizm oznaczania, że osoba wyszła, mailowe powiadamianie osoby, do której gość przyszedł.
• Jobs shadows: Formularz osób objętych mechanizmem, w tym: formularz zgłoszenia do danej osoby ale również z opcją zaproponowania innej osoby. Dodatkowa podstrona informacyjna z wypowiedziami osób, które taki proces przeszły.
• System online szkoleń obowiązkowych (na zasadzie e-learning): Mechanizm przygotowanych slajdów wiedzowych (grafika, tekst, multimedia). Quiz z wiedzy z przydzieloną punktacją lub progiem minimalnym. Moduł zawierał panel do zarządzania danymi: kto przeszedł prezentację i ile punktów otrzymał.
• Alerty w newsach: Mechanizm redakcji newsa, umożliwiający redaktorowi określenie dat, w których „alert” ma się pojawić. Opcja, w której news po odhaczeniu przez użytkownika już nie jest mu pokazywany. Newsa można było przypisać do wszystkich lub do grup pracowników (zgodnie z układem informacji o użytkowniku)
• Rezerwacje zasobów: Moduł zarządzana przez redaktorów listą zasobów, możliwość zarezerwowania zasobu przez użytkownika na dzień i dla danego zakresu godzin. Redaktor mógł rezerwować i anulować zasoby. Wyświetlana była lista zasobów z prezentacją “rezerwacji” dla danego dnia w formie rozbudowanego kalendarza.

Kolejnym krokiem w procesie budowy intranetu było opracowanie klikalnych modeli (prototypów) w Figma umożliwiających ocenę poszczególnych funkcjonalności.

Na tym etapie opracowliśmy ponad 100 unikalnych widoków obrazujących procesy zachodzące w intranecie.

Z punktu widzenia zarządzania tak rozbudowanym serwisem (z ponad 4000 podstron) kluczowe było odpowiednie zaplanowanie i zorganizowanie procesów rozbudowy contentu. Do tych założeń, bazując na pattern lab (czyli systemie wizualnym spółki matki) opracowaliśmy i wdrożyliśmy elastyczny model budowania podstron z typów sekcji.

Kompletna dokumentacja przedwdrożeniowa składała się z:

• Design systemu – wirtualny zbiór elementów graficznych, z których następnie buduje się poszczególne sekcje
• Makiet klikalnych w Figma – prototyp wraz z projektami graficznymi kluczowych widoków prezentujący 1:1 ostateczny wygląd Intranetu
• Specyfikacja contentu – wytyczne techniczne dla zespołu Klienta oraz deweloperów dot. budowy kontenerów tekstowych (ilość znaków, ich ułożenie) oraz grafik i video (max rozmiary plików, rozdzielczości)

Ponad 8 miesięczny proces wdrożenia podzielony został na sprinty (każdy sprint miał 10 dni roboczych) w tym: 8 dni roboczych zajmowała praca developerów, 2-4 h testowanie QA testera, poprawki 2-4 h, testowanie po stronie Klienta 4 h.

W każdym sprincie planowaliśmy niewielki okres czasu na poprawki z uwagi na stosunkowo mały zakres prac; w przypadku szybszego wykonania zaczynaliśmy kolejny sprint.

Zarządzanie i kontrola postępów:

• W systemie online prowadziliśmy dokument dostępny dla Klienta i zespołu, w którym kontrolowaliśmy postęp projektu.
• Klient sprawdzał dany sprint i zwracał uwagi w komentarzach do danego sprintu
• Zamykanie danego sprintu, protokół odbiorczy i rozliczenie prac odbywało się całkowicie zdalnie
• Po zakończeniu wdrożenia całości kluczowym był etap testowania (rozbudowany z uwagi na znaczenie intranetu dla Klienta)

• Multidyscyplinarne testowanie – wstępne testy na wersji testowej prowadzone przez wybrane osoby z różnych działów, pozwoliło wykryć wstępne problemy systemu
• Testowanie na grupie testowej na LIVE – po przeniesieniu na produkcję i upublicznieniu oraz integracji z systemami wewnętrznymi Klienta, Intranet został oddany do użytkowania ograniczonej do 100 osób liczbie uczestników. Po ok 14 dniach usunięte zostały wszystkie drobne usterki.
• Pełna funkcjonalność dla wszystkich Pracowników – została osiągnięta po ok 60 dniach prac testowych