Eurocash Intranet

Die Eurocash Group ist Polens größter Großhändler für FMCG-Produkte (Lebensmittel und Güter des täglichen Bedarfs) und unterstützt seit über 30 Jahren die Entwicklung unabhängiger Einzelhändler in Polen. Das Unternehmen beschäftigt über 20.000 Mitarbeiter und betreut über 90.000 Kunden, darunter rund 70.000 lokale Unternehmer mit Einzelhandelsgeschäften.

Wir arbeiten seit über 15 Jahren für Eurocash und sprechen in dieser Fallstudie über die Intranet-Implementierung, die wir zwischen 2009 und 2016 durchgeführt haben.

Beim Aufbau der Intranet-Annahmen haben wir folgende wichtige Vorbereitungsphasen durchlaufen:

Schritt 1. Analyse der Stakeholder-Erwartungen – In internationalen Organisationen ist die Definition der Ziele, die Entscheidungsträger erreichen möchten, immer von entscheidender Bedeutung. Dieser Schritt ist entscheidend für den Erfolg des Projekts.
Schritt 2. Die Richtlinien verstehen – die Geschäftsannahmen des Unternehmens und die Erwartungen des Product Owners ändern
Schritt 3. Prozessorganisation – ein wichtiges Element der Zusammenarbeit war die Entwicklung des Arbeitsprozesses, um den Zeitaufwand für die Umsetzung zu optimieren
Schritt 4. Persona-Analyse – Entwicklung von Personas, ihren Bedürfnissen und Wegen, um sie in der Intranet-UX widerzuspiegeln
Schritt 5. Funktionsvorschläge – Angabe von Lösungen, die in Intranets auf der ganzen Welt verwendet werden

Der Dokumentationsprozess umfasste eine Reihe von Workshops mit der Personalabteilung und einem abteilungsübergreifenden Team auf Kundenseite. Das Ergebnis war die Entwicklung eines Userflows sowie einer Prozessbeschreibung einzelner Funktionen. Einige dieser Funktionen wurden später als vorrangige Funktionen implementiert, während die übrigen als Entwicklungsprojekte betrachtet und größtenteils während der Einführung des Intranets implementiert wurden.

Im Benutzerfluss beschriebene Hauptfunktionen:

• Carpooling: Ein Carsharing-Modul für Unternehmen, das es Eurocash-Mitarbeitern in ganz Polen ermöglicht, gemeinsam in Firmenwagen zu reisen. Bereits im ersten Jahr der Implementierung wurden über 400.000 PLN eingespart und die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens deutlich verbessert.
• Fitnesskarten online verfügbar: Ein Modul, das den Erwerb einer Mitarbeiter-Fitnesskarte durch Ausfüllen eines Online-Formulars ermöglicht; dank dieser Funktion hat sich die Ausstellungsgeschwindigkeit mehr als verdreifacht.
• Kalender mit wichtigen Terminen an der Wand: ein Modul mit wichtigen Terminen für Mitarbeiter (von Administratoren geändert mit Bearbeitung für autorisierte Benutzer, eine neue Liste mit Ereignissen, sortierbar nach Datum und Kategorie, ein Kalender mit markierten Ereignissen auf der Hauptseite)
• Kontextuelle Suchmaschine im Intranet: Suchmaschine, die grammatikalische Beugung und automatische Vorschläge berücksichtigt (der Benutzer gibt einen Begriff ein und eine Dropdown-Liste mit mehreren ähnlichsten Ergebnissen wird angezeigt), die Liste zeigt einen Ausschnitt des Artikels mit dem Suchtext in Fettdruck, die Suchmaschine indiziert auch den Inhalt von Anhängen in Artikeln (doc, pdf, xls, ppt).
• Konzernorganisationsstruktur: Grafische und textliche Darstellung der dreistufigen Struktur, jeder Zelle können beliebig viele Personen zugeordnet werden, Personendarstellung: Stammdaten, Foto, Zuständigkeitsbereich.
• Erste Schritte – ein Leitfaden (E-Learning-Kurs) für neue Mitarbeiter: Einbettung des Moduls in die Intranet-Struktur, Implementierung einer Seite mit einer Präsentation des E-Learning-Mechanismus und einem/mehreren Link/Links, die zu einer externen Anwendung weiterleiten.
• Ausstattungsbestellung / erster Tag: Formular zur Bedarfsmeldung im Rahmen der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters: Standardisierte Bedarfsmeldung in Form einer Checkliste zu EDV-Ausstattung, E-Mail-Accounts, Arbeitsplatzausstattung etc. Benachrichtigung der Bedarfsmeldung an die Verantwortlichen der einzelnen Bereiche (Mechanismus zur Übermittlung unterschiedlicher Bedarfsumfänge an unterschiedliche Personen).
• Offene Schulungsregistrierung: Ein Schulungslistenmodul ermöglichte die Mitarbeiterregistrierung (jede Schulung hatte ihr eigenes Programm, Datum, einen eigenen Moderator und einen Standort mit Karte). Die Schulungen wurden nach Datum und Themenkategorie gesucht. Regelmäßige Registrierungsbenachrichtigungen wurden an den Administrator der Schulungsabteilung gesendet.
• Online-Geschäftsreisen: Ein Modul, das die Abrechnung von Geschäftsreisekosten über ein Formular ermöglicht, einschließlich der Möglichkeit, das Formular auszudrucken oder per E-Mail an einen Vorgesetzten zu senden. Jeder Intranet-Benutzer verfügte über eine eigene Liste mit Kostenaggregation.
• Geburtstagskarten für Mitarbeiter: Ein Modul, mit dem Sie grafische Karten an andere Mitarbeiter im Intranet senden können. Wir haben zahlreiche grafische Vorlagen entwickelt, und das System ermöglicht eine schnelle Kartenkonfiguration und -übermittlung.
• Mitarbeiterumfragen: Umfragen basierend auf geschlossenen Cafeteria-Lösungen. Die Umfragen waren vom Redakteur editierbar (Funktionen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Umfragen, wobei die Umfrage einen Titel, einen Inhalt mit Beschreibung und beliebige geschlossene Fragen enthielt). Der Redakteur veröffentlichte die Umfrage unter Angabe von Start- und Enddatum. Nach dem Speichern der Antworten wurde dem Benutzer ein Diagramm mit den bisherigen Ergebnissen angezeigt.
• Online-Gadget-Shop: Ein einfacher E-Shop für Firmen-Gadgets mit integrierten Zahlungs- und Liefersystemen. Ein einzigartiger zusätzlicher „Giveaway“-Mechanismus ermöglichte kostenlose Bestellungen (z. B. die Verteilung von 100 Exemplaren eines bestimmten Gadgets an Mitarbeiter).
• Gästeregistrierung: Das Äquivalent eines Online-Check-in- und Check-out-Logbuchs, in dem die Rezeptionistin die Personen aufzeichnet, die das Gelände betreten und verlassen. Ein Registrierungsformular für neue Gäste, eine Gästeliste, ein Mechanismus zum Markieren einer Person beim Verlassen des Gebäudes und E-Mail-Benachrichtigungen an die Person, die den Gast empfängt.
• Job Shadows: Ein Formular für Personen, die unter den Mechanismus fallen, einschließlich eines Formulars zur Meldung einer bestimmten Person und der Möglichkeit, eine andere Person vorzuschlagen. Eine zusätzliche Informationsunterseite mit Erfahrungsberichten von Personen, die diesen Prozess durchlaufen haben.
• Obligatorisches Online-Schulungssystem (E-Learning): Ein Mechanismus für vorbereitete Wissensfolien (Grafiken, Text, Multimedia). Ein Wissensquiz mit zugewiesener Punktzahl oder einem Mindestschwellenwert. Das Modul enthielt ein Datenverwaltungspanel: Wer die Präsentation bestanden hat und wie viele Punkte er erhalten hat.
• Nachrichtenbenachrichtigungen: Ein Nachrichtenbearbeitungsmechanismus, mit dem Redakteure Daten festlegen können, an denen eine Benachrichtigung erscheinen soll. Eine Option ermöglicht es, dass eine Nachricht, die vom Benutzer markiert wurde, nicht mehr angezeigt wird. Nachrichten können allen Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen (je nach Benutzerinformationslayout) zugewiesen werden.
• Ressourcenreservierungen: Ein Modul zur Verwaltung von Ressourcenlisten, die von Redakteuren verwaltet werden. Benutzer konnten Ressourcen für einen bestimmten Tag und Zeitraum reservieren. Redakteure konnten Ressourcen reservieren und stornieren. Die Ressourcenliste wurde angezeigt und präsentierte die „Reservierungen“ für einen bestimmten Tag in Form eines umfangreichen Kalenders.

Der nächste Schritt im Intranet-Entwicklungsprozess bestand in der Entwicklung klickbarer Modelle (Prototypen) in Figma, die die Evaluierung einzelner Funktionalitäten ermöglichen.

In dieser Phase entwickelten wir über 100 einzigartige Ansichten, die die Prozesse im Intranet veranschaulichen.

Für die Verwaltung einer so komplexen Website (mit über 4.000 Unterseiten) war eine gute Planung und Organisation der Inhaltsentwicklungsprozesse entscheidend. Um diese Herausforderungen zu meistern, haben wir ein flexibles Modell für die Erstellung von Unterseiten aus Abschnittstypen entwickelt und implementiert, das auf Pattern Lab (dem visuellen System des Mutterunternehmens) basiert.

Die vollständige Dokumentation vor der Implementierung bestand aus:

• Systemdesign – eine virtuelle Sammlung grafischer Elemente, aus denen dann einzelne Abschnitte aufgebaut werden
• Anklickbare Mockups in Figma – ein Prototyp mit grafischen Entwürfen der wichtigsten Ansichten, der das endgültige Aussehen des Intranets im Maßstab 1:1 darstellt
• Inhaltsspezifikation – technische Richtlinien für das Team und die Entwickler des Kunden hinsichtlich der Konstruktion von Textcontainern (Anzahl der Zeichen, deren Anordnung) sowie Grafiken und Videos (maximale Dateigrößen, Auflösungen)

Der Implementierungsprozess, der über 8 Monate dauerte, wurde in Sprints unterteilt (jeder Sprint dauerte 10 Arbeitstage), darunter: 8 Arbeitstage für Entwickler, 2–4 Stunden für QA-Tests durch den Tester, 2–4 Stunden für Korrekturen und 4 Stunden für Tests auf Kundenseite.

In jedem Sprint haben wir aufgrund des relativ geringen Arbeitsumfangs eine kleine Zeitspanne für Korrekturen eingeplant, bei schnellerer Ausführung haben wir einen weiteren Sprint gestartet.

Management und Fortschrittskontrolle:

• Wir haben ein Online-Dokument bereitgestellt, das dem Kunden und dem Team zur Verfügung steht und in dem wir den Projektfortschritt überwacht haben.
• Der Kunde hat einen bestimmten Sprint überprüft und in den Sprintkommentaren dazu Stellung genommen.
• Der Abschluss eines Sprints, das Abnahmeprotokoll und die Arbeitsabrechnung erfolgten vollständig remote.
• Nach Abschluss der Implementierung war die Testphase entscheidend (verlängert aufgrund der Bedeutung des Intranets für den Kunden).

• Multidisziplinäres Testen – erste Tests der Testversion durch ausgewählte Personen aus verschiedenen Abteilungen ermöglichten die Erkennung anfänglicher Probleme mit dem System
• Testen in einer LIVE-Testgruppe – nach der Umstellung auf Produktion, der Veröffentlichung für die Öffentlichkeit und der Integration in die internen Systeme des Kunden wurde das Intranet für die Nutzung mit einer begrenzten Teilnehmerzahl von 100 freigegeben. Nach etwa 14 Tagen waren alle kleineren Probleme behoben.
• Volle Funktionalität für alle Mitarbeiter – erreicht nach ca. 60 Tagen Testzeit