Eurocash Intranet

Eurocash Group è il più grande distributore all’ingrosso di prodotti FMCG (alimentari e beni di prima necessità) in Polonia, e sostiene lo sviluppo del commercio al dettaglio indipendente in Polonia da oltre 30 anni. L’azienda impiega oltre 20.000 persone e collabora con oltre 90.000 clienti, di cui circa 70.000 sono imprenditori locali che gestiscono negozi al dettaglio.

Lavoriamo per Eurocash da oltre 15 anni e in questo caso di studio parleremo dell’implementazione Intranet che abbiamo realizzato nel periodo 2009-2016.

Nel processo di definizione delle ipotesi per l’Intranet, le fasi preparatorie chiave che abbiamo attraversato sono state:

Fase 1. Analisi delle aspettative degli stakeholder: nelle organizzazioni internazionali, definire gli obiettivi che i decisori vogliono raggiungere è sempre cruciale. Questo passaggio è cruciale per il successo del progetto.
Fase 2. Comprensione delle linee guida: modifica delle ipotesi aziendali e delle aspettative del Product Owner
Fase 3. Organizzazione del processo: un elemento importante della cooperazione è stato quello di sviluppare il processo di lavoro in modo tale da ottimizzare il tempo dedicato all’implementazione
Fase 4. Analisi delle persone: sviluppo di personaggi, delle loro esigenze e dei percorsi per rifletterli nell’esperienza utente dell’intranet
Fase 5. Proposte di funzionalità: indicazione delle soluzioni utilizzate nelle intranet di tutto il mondo

Il processo di preparazione della documentazione ha incluso una serie di workshop con il reparto Risorse Umane e un team multidipartimentale lato cliente. Il risultato è stato lo sviluppo di un flusso utente insieme a una descrizione del processo delle singole funzionalità. Alcune di queste funzionalità sono state successivamente implementate come funzionalità prioritarie, mentre le restanti sono state considerate progetti di sviluppo e implementate principalmente durante il lancio dell’intranet.

Caratteristiche principali descritte nel flusso utente:

• Carpooling: un modulo di car sharing aziendale che consente ai dipendenti di Eurocash in Polonia di viaggiare insieme a bordo delle auto aziendali. Solo nel primo anno di implementazione, ha generato un risparmio di oltre 400.000 PLN e ha avuto un impatto positivo significativo sulla costruzione di relazioni tra i dipendenti all’interno dell’organizzazione.
• Tessera fitness disponibile online: un modulo che consente di acquisire la Tessera Fitness Dipendente compilando un modulo online; grazie a questa funzione, la velocità di emissione è più che triplicata.
• Calendario delle date importanti sul muro: un modulo che presenta le date chiave per i dipendenti (modificato dagli amministratori con possibilità di modifica per gli utenti autorizzati, un nuovo elenco di eventi ordinabili per data e categoria, un calendario con gli eventi contrassegnati nella pagina principale)
• Motore di ricerca contestuale nell’intranet: motore di ricerca che tiene conto della flessione grammaticale, suggerimenti automatici (l’utente inserisce un termine e appare un elenco a discesa con i risultati più simili), l’elenco mostra un frammento dell’articolo con il testo cercato in grassetto, il motore di ricerca indicizza anche il contenuto degli allegati negli articoli (doc, pdf, xls, ppt).
• Struttura organizzativa del gruppo: presentazione grafica e testuale di tre livelli di struttura, a ogni cella può essere assegnato un numero qualsiasi di persone, presentazione delle persone: dati di base, foto, ambito di responsabilità.
• Per iniziare: una guida (corso di e-learning) per i nuovi dipendenti: integrazione del modulo nella struttura intranet, implementazione di una pagina con una presentazione del meccanismo di e-learning e un collegamento/i che reindirizzano a un’applicazione esterna.
• Ordinazione delle attrezzature / primo giorno: un modulo per segnalare le esigenze relative all’inserimento di un nuovo dipendente: esigenze standardizzate sotto forma di una checklist riguardante le attrezzature informatiche, gli account di posta elettronica, le attrezzature del posto di lavoro, ecc. Notifica delle esigenze segnalate inviata alle persone responsabili di aree specifiche (un meccanismo per inviare diversi ambiti di esigenze a persone diverse).
• Registrazione aperta ai corsi: un modulo di elenco dei corsi che consente la registrazione dei dipendenti (ogni corso aveva il proprio programma, data, relatore e sede, con una mappa). I corsi venivano cercati per data e categoria di argomento. Notifiche periodiche di registrazione venivano inviate al responsabile del reparto formazione.
• Viaggi di lavoro online: un modulo che consente la liquidazione delle spese di viaggio di lavoro tramite un modulo, con la possibilità di stamparlo o inviarlo via email a un supervisore. Ogni utente dell’Intranet disponeva di una propria lista con aggregazione dei costi.
• Biglietti di auguri per i dipendenti: un modulo che consente di inviare un biglietto di auguri grafico a un altro dipendente tramite l’intranet. Abbiamo sviluppato numerosi modelli grafici e il sistema ha consentito una rapida configurazione e invio dei biglietti.
• Sondaggi per i dipendenti: sondaggi basati su soluzioni di mensa chiuse. I sondaggi erano modificabili dall’editor (funzioni per aggiungere nuovi sondaggi, modificarli ed eliminarli, con il sondaggio contenente un titolo, contenuti con una descrizione e qualsiasi insieme di domande chiuse). L’editor pubblicava il sondaggio, specificando le date di inizio e fine. Dopo aver salvato le risposte, l’utente visualizzava un grafico che mostrava i risultati ottenuti fino a quel momento.
• Negozio di gadget online: un semplice e-shop per l’acquisto di gadget aziendali, integrato con sistemi di pagamento e consegna. Un esclusivo meccanismo aggiuntivo di “omaggio” consentiva di effettuare ordini gratuiti (ad esempio, distribuendo 100 unità di un determinato gadget ai dipendenti).
• Registrazione degli ospiti: l’equivalente di un registro online di check-in e check-out, in cui la receptionist registra le persone in entrata e in uscita dalla struttura. Include un modulo di registrazione per i nuovi ospiti, un elenco degli ospiti, un meccanismo per contrassegnare una persona in uscita e notifiche via email alla persona che li riceve.
• Job Shadowing: un modulo per le persone interessate dal meccanismo, che include un modulo per segnalare una persona specifica e la possibilità di suggerirne un’altra. Una sottopagina informativa aggiuntiva con testimonianze di persone che hanno già seguito questo processo.
• Sistema di formazione online obbligatorio (e-learning): un meccanismo per slide di approfondimento preparate (grafiche, testo, contenuti multimediali). Un quiz di approfondimento con punteggio assegnato o soglia minima. Il modulo includeva un pannello di gestione dei dati: chi ha superato la presentazione e quanti punti ha ricevuto.
• Avvisi di notizie: un meccanismo di modifica delle notizie che consente ai redattori di specificare le date in cui visualizzare un avviso. Un’opzione per cui una notizia, una volta selezionata da un utente, non viene più visualizzata. Le notizie possono essere assegnate a tutti i dipendenti o a gruppi di dipendenti (in base al layout delle informazioni utente).
• Prenotazioni di risorse: un modulo per la gestione degli elenchi di risorse gestiti dai redattori. Gli utenti potevano prenotare risorse per un determinato giorno e intervallo di tempo. I redattori potevano prenotare e annullare risorse. L’elenco delle risorse veniva visualizzato, presentando le “prenotazioni” per un determinato giorno sotto forma di un calendario dettagliato.

Il passo successivo nel processo di sviluppo dell’intranet è stato quello di sviluppare modelli cliccabili (prototipi) in Figma, consentendo la valutazione delle singole funzionalità.

Durante questa fase, abbiamo sviluppato oltre 100 viste uniche che illustrano i processi che si svolgono sull’intranet.

Dal punto di vista della gestione di un sito web così complesso (con oltre 4.000 sottopagine), un’adeguata pianificazione e organizzazione dei processi di sviluppo dei contenuti era fondamentale. Per affrontare queste sfide, abbiamo sviluppato e implementato un modello flessibile per la creazione di sottopagine a partire da tipologie di sezione, basato su Pattern Lab (il sistema visivo della casa madre).

La documentazione completa di pre-implementazione era composta da:

• Progettazione del sistema: una raccolta virtuale di elementi grafici da cui vengono poi costruite singole sezioni
• Mockup cliccabili in Figma: un prototipo con progetti grafici di viste chiave che presentano l’aspetto finale dell’Intranet in scala 1:1
• Specifiche dei contenuti: linee guida tecniche per il team del cliente e gli sviluppatori in merito alla costruzione di contenitori di testo (numero di caratteri, loro disposizione) e di grafica e video (dimensioni massime dei file, risoluzioni)

Il processo di implementazione, durato oltre 8 mesi, è stato suddiviso in sprint (ogni sprint durava 10 giorni lavorativi), tra cui: 8 giorni lavorativi per gli sviluppatori, 2-4 ore per i test QA da parte del tester, 2-4 ore per le correzioni e 4 ore per i test sul lato del cliente.

In ogni sprint, abbiamo pianificato un breve periodo di tempo per le correzioni, dato l’ambito di lavoro relativamente ridotto; in caso di esecuzione più rapida, abbiamo avviato un altro sprint.

Gestione e controllo dei progressi:

• Abbiamo mantenuto un documento online a disposizione del cliente e del team, in cui monitoravamo l’avanzamento del progetto.
• Il cliente ha verificato uno sprint specifico e lo ha commentato nei commenti dello sprint.
• La chiusura di uno sprint, il protocollo di accettazione e la liquidazione dei lavori sono stati eseguiti interamente da remoto
• Dopo il completamento dell’implementazione, la fase di test è stata fondamentale (estesa a causa dell’importanza dell’intranet per il cliente)

• Test multidisciplinari: i test iniziali sulla versione di prova condotti da persone selezionate provenienti da vari dipartimenti hanno consentito di rilevare i problemi iniziali con il sistema
• Test su un gruppo di prova LIVE: dopo essere passata alla produzione, averla rilasciata al pubblico e averla integrata con i sistemi interni del cliente, l’intranet è stata rilasciata per l’uso con un numero limitato di partecipanti, pari a 100. Dopo circa 14 giorni, tutti i problemi minori sono stati risolti.
• Piena funzionalità per tutti i dipendenti, raggiunta dopo circa 60 giorni di test