Korytarz, służbowa kuchnia, winda czy email wysłany do wszystkich może nie wystarczyć gdy chcemy odpowiednio komunikować się z pracownikami. Dotyczy to zarówno komunikacji pionowej, jak i poziomej w organizacji. Narzędziem, które ułatwi zarządzanie przepływem informacji w firmie jest bez wątpienia intranet.

Intranet to wewnętrzna sieć firmowa. Wystarczy sieć i komputer by każdy z pracowników mógł się z nią połączyć. To rozwiązanie sprawdza się już w małych przedsiębiorstwach. Wewnętrzna sieć pozwala na szybkie i łatwe przekazywanie informacji. Dzięki temu usprawnia komunikację w firmie, pomoże zażegnać kryzys już o podstaw, uspokoi nastroje wewnętrze i pomoże w motywowaniu pracowników.

Łatwiejszy i przyjemniejszy dostęp

Sieć wewnętrzna daje pracownikom możliwość dotarcia do informacji o firmie. Oprócz bieżących wydarzeń współpracownicy dostają dostęp do wszelkich dokumentów firmy i łatwo mogą pobrać potrzebne im rzeczy, np. regulaminy, wzory dokumentów czy wnioski urlopowe. Intranet stanowi zatem źródło najbardziej potrzebnych plików i pozwala zaoszczędzić czas na pisanie niektórych dokumentów od nowa jednocześnie zapewniając przy tym ich poprawność. Oczywiście jeśli istnieje taka potrzeba część informacji może zostać zablokowana i udostępniona wybranym pracownikom. Czego nie można zrobić przy papierowym biuletynie wewnętrznym. Ponadto sieć wewnętrzna może być też bazą wiedzy w zakresie dziedziny jaką firma się zajmuje, a pracownicy mogą wspierać się nawzajem i dzielić swoim doświadczeniem.

Bieżąca aktualizacja

Newslettery czy biuletyny firmowe są wypuszczane zazwyczaj raz w miesiącu. To sprawia, że przekazywane w nim komunikaty mogą już być nieaktualne. Sieć wewnętrzna z kolei może korzystać z najważniejszych cech Internetu jakimi są dostępność, szybkość i interaktywność. Z intranetu korzystać może każdy z pracowników, treści przekazywane są błyskawicznie i co więcej można na nie odpowiedzieć. Dzięki temu każdy może uczestniczyć w życiu firmy. Święta, ważne wydarzenia dla firmy, ślub kolegi, urodziny koleżanki, organizacja imprezy integracyjnej czy wygrany przetarg – dzięki sprawnej komunikacji wewnętrznej nikt nie zostanie pominięty.

Stały dostęp do bieżących informacji stanowi udogodnienie również dla nowych pracowników. W sieci wewnętrznej może znaleźć się galeria wszystkich osób pracujących w przedsiębiorstwie wraz z informacją o pełnionym stanowisku i funkcjach. W ten sposób każdy w firmie, i nowy, i starszy stażem pracownik, będzie wiedział do kogo się udać z danym problemem. Dzięki sieci mają dostęp do struktury firmy, jej zasad czy organizacji pracy. Wówczas wprowadzenie nowych pracowników staje się szybsze i łatwiejsze.

Sprawna komunikacja

Dobry przepływ informacji to podstawa w każdej organizacji. Dla pracowników intranet może stanowić platformę podobną nawet do mediów społecznościowych. Łatwa komunikacja pomiędzy wszystkimi pracownikami firmy z pewnością usprawnia i przyspiesza każdy proces pracy. Ponadto istotne jest tu usprawnienie komunikacji pionowej, czyli przełożony a podwładni. Chyba wszyscy dobrze zdajemy sobie sprawę z tego jak bardzo może utrudnić pracę wadliwa komunikacja na tym poziomie.

Motywacja

Często zapomniany element w funkcjonowaniu firmy. Zmotywowany pracownik to dobry pracownik. Sieć wewnętrzna pozwala usprawnić i ten aspekt. Choćby poprzez publikowanie wywiadów z pracownikami, informacji o ich osiągnięciach i zasługach dla firmy, organizowanie konkursów, akcji i eventów czy wprowadzanie programów motywacyjnych.

System wewnętrzny można dopasować do wymagań i potrzeb każdej firmy. Agencja interaktywna prowadząca obsługę może dostosowywać sieć na bieżąco i dbać o jej zaplecze techniczne.